Kapan program tahunan dibutuhkan?
- Perusahaan memiliki banyak alat dengan bulan jatuh tempo berbeda.
- QA masih memantau sertifikat melalui spreadsheet terpisah.
- Purchasing membuat RFQ dan PO baru untuk setiap batch.
- Alat kritis sering dikirim mendekati tanggal audit.
- Beberapa departemen menggunakan vendor berbeda tanpa daftar terpusat.
- Produksi membutuhkan pengiriman bertahap agar alat cadangan tetap tersedia.
Manfaat untuk QA
QA memperoleh kalender yang dapat diperiksa, daftar ruang lingkup, status alat, dan rencana tindak lanjut. Dengan data terpusat, tim dapat melihat alat yang akan jatuh tempo, sertifikat yang belum diterima, serta unit yang perlu perbaikan atau evaluasi hasil.
Program tahunan juga memudahkan persiapan audit karena bukti tidak dikumpulkan mendadak. Gunakan checklist kalibrasi sebelum audit ISO 9001 untuk memeriksa kelengkapan program.
Manfaat untuk purchasing
Purchasing dapat merencanakan anggaran, administrasi vendor, pengiriman, dan dokumen komersial lebih awal. Permintaan yang sebelumnya tersebar menjadi satu rencana volume. Perubahan jumlah atau spesifikasi tetap perlu mekanisme persetujuan agar tidak menimbulkan perbedaan antara daftar teknis dan dokumen pembelian.
Data dasar yang harus tersedia
- Nama alat, merek, model, dan nomor seri.
- Departemen, lokasi, dan penanggung jawab alat.
- Parameter, rentang, resolusi, titik ukur, dan toleransi.
- Tanggal kalibrasi terakhir dan jatuh tempo berikutnya.
- Tingkat kritikalitas serta ketersediaan alat cadangan.
- Lokasi pengerjaan: laboratorium atau permintaan onsite.
- Status aktif, rusak, cadangan, atau tidak lagi digunakan.
Mulai dengan template daftar alat untuk RFQ kalibrasi, lalu tambahkan kolom departemen, pemilik alat, dan tingkat kritikalitas sesuai sistem internal.
Isi yang perlu disepakati
Ruang lingkup pekerjaan
Daftar alat harus dikaitkan dengan parameter dan rentang yang dapat dikerjakan. Jangan menganggap semua alat dengan nama serupa memiliki kebutuhan yang sama. Periksa ruang lingkup laboratorium sebelum menetapkan vendor.
Jadwal dan pembagian batch
Tentukan bulan, jumlah alat per batch, waktu pengambilan, serta alat yang tidak boleh berhenti bersamaan. Sisakan waktu untuk pemeriksaan hasil dan tindakan jika alat memerlukan perbaikan atau dinyatakan tidak sesuai toleransi.
Lokasi dan logistik
Sepakati alat yang dikirim, alat yang diminta onsite, tanggung jawab pengemasan, pengambilan, akses area, serta risiko transportasi. Kelayakan onsite tetap harus ditinjau per alat dan rentang.
Dokumen dan komunikasi
Tentukan format daftar penerimaan, sertifikat, rekap status, kontak teknis, kontak purchasing, dan jalur persetujuan pekerjaan tambahan. Satu sumber data mencegah nomor seri atau nama alat berbeda antara RFQ, surat jalan, dan sertifikat.
Perubahan dan pengecualian
Program tahunan harus menjelaskan cara menambah alat baru, menghapus alat yang tidak digunakan, menangani alat rusak, dan memproses kebutuhan mendesak. Tanpa aturan perubahan, daftar kontrak cepat tidak sesuai dengan kondisi lapangan.
Indikator yang dapat dipantau
- Persentase alat selesai sebelum jatuh tempo.
- Jumlah alat terlambat atau tidak tersedia saat jadwal.
- Waktu sejak alat diterima sampai sertifikat tersedia.
- Jumlah ketidaksesuaian identitas atau dokumen.
- Jumlah alat yang membutuhkan perbaikan atau tindak lanjut.
- Kelengkapan sertifikat terhadap daftar inventaris aktif.
Langkah memulai
- Satukan daftar alat dari seluruh departemen.
- Verifikasi alat secara fisik dan hapus data duplikat.
- Kelompokkan berdasarkan besaran, lokasi, dan bulan jatuh tempo.
- Tentukan alat kritis serta kebutuhan cadangan.
- Cocokkan alat dengan ruang lingkup laboratorium.
- Minta rencana jadwal dan penawaran berdasarkan daftar final.
- Tinjau program setiap bulan, bukan hanya menjelang audit.
