Tahapan yang dilalui alat
1. Tinjauan permintaan
Laboratorium memeriksa jenis alat, parameter, rentang, titik ukur, lokasi, dan kebutuhan sertifikat. Pada tahap ini laboratorium memastikan pekerjaan berada dalam kemampuan dan ruang lingkupnya. Informasi yang belum lengkap harus dikonfirmasi sebelum jadwal dapat ditetapkan.
2. Penerimaan dan pemeriksaan kondisi
Identitas alat dicocokkan dengan daftar pengiriman. Kondisi fisik, aksesori, fungsi dasar, dan nomor seri diperiksa. Ketidaksesuaian seperti alat tidak menyala, baterai habis, konektor hilang, atau nomor seri berbeda perlu diselesaikan dengan pelanggan.
3. Stabilisasi dan persiapan
Beberapa alat memerlukan waktu pemanasan atau pengondisian pada suhu dan kelembapan laboratorium. Standar acuan juga harus disiapkan dan distabilkan. Tahap ini tidak aman untuk dipercepat karena berpengaruh pada kualitas hasil.
4. Pengukuran dan evaluasi
Teknisi melakukan pengukuran pada titik yang disepakati, mengulang pembacaan bila diperlukan, lalu menghitung kesalahan, koreksi, dan ketidakpastian. Alat dengan banyak fungsi atau rentang membutuhkan rangkaian pengukuran lebih panjang.
5. Pemeriksaan teknis dan penerbitan sertifikat
Hasil harus ditinjau sebelum sertifikat diterbitkan. Pemeriksaan ini memastikan identitas, data, metode, satuan, ketertelusuran, dan perhitungan konsisten. Sertifikat bukan sekadar dokumen administrasi; isinya adalah hasil pekerjaan teknis yang perlu diverifikasi.
Faktor yang membuat proses lebih lama
- Daftar alat tidak mencantumkan model, rentang, atau nomor seri.
- Titik kalibrasi belum disepakati.
- Alat datang tanpa adaptor, probe, regulator, software, atau aksesori penting.
- Alat tidak berfungsi dan perlu persetujuan untuk pemeriksaan atau perbaikan.
- Jumlah alat lebih banyak dari data pada RFQ.
- Standar khusus sedang digunakan untuk pekerjaan lain.
- Permintaan onsite memerlukan koordinasi lokasi, keselamatan, dan mobilisasi.
- Pelanggan meminta perubahan data setelah sertifikat diproses.
Bagaimana mengurangi downtime?
- Mulai sebelum jatuh tempo. Jangan menunggu hari terakhir masa berlaku sertifikat.
- Buat prioritas. Pisahkan alat kritis produksi dari alat cadangan.
- Kirim data lengkap. Gunakan template daftar alat RFQ.
- Pastikan alat siap. Uji fungsi dasar dan lengkapi aksesori sebelum pengiriman.
- Sepakati titik ukur. Gunakan titik yang mewakili proses, bukan daftar yang berubah setelah alat diterima.
- Rencanakan bertahap. Untuk jumlah besar, bagi pengiriman agar operasional tetap memiliki alat cadangan.
Apakah semua alat dapat dipercepat?
Tidak. Waktu stabilisasi, pengulangan, dan tinjauan teknis tidak boleh dihilangkan hanya untuk mengejar kecepatan. Permintaan mendesak harus dinilai berdasarkan jenis alat, ketersediaan standar, dan kapasitas laboratorium. Estimasi cepat bukan jaminan sebelum data alat ditinjau.
Informasi untuk meminta estimasi jadwal
Kirim nama alat, merek, model, jumlah, rentang, titik ukur, lokasi pekerjaan, tanggal kebutuhan, dan kondisi alat. Tandai alat yang memengaruhi produksi atau audit terdekat. Jika sertifikat lama tersedia, lampirkan agar konfigurasi dan titik sebelumnya dapat ditinjau.
Sebelum menentukan jadwal, cek apakah alat termasuk dalam ruang lingkup kalibrasi. Untuk persiapan audit, gunakan juga checklist kalibrasi sebelum audit ISO 9001.
